The OCASI Client Management System (OCMS) is a powerful and sophisticated website that can be used by multi-service agencies across Canada to record and retrieve important client information while generating detailed real-time reports on individual and group activities.
The video below will provide prospective users an overview of the key management features of the OCMS.
Are you looking for a client management system that works well for your agency? Try OCMS! Please contact ocmssupport@ocasi.org.
The OCMS is available in English and French, including a full knowledge base of how-to articles, and our live online trainings are conducted in English, with translation into French available upon request.
All new clients receive comprehensive online training session, including full support for iCARE bulk uploads. They also gain access to microlearning modules, our extensive knowledge base, and a complete certificate-based training is also available exclusively on our LearnAtWork.ca site for OCMS users.
We also offer monthly Q&A sessions, as well as bulk upload reviews and support.
This database has been up and running since its launch in the spring of 2014.
Please note: This service is currently not funded by any level of government so we are charging to sustain the system and add new features as required.
OCMS Key Feature Chart
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CLIENT MANAGEMENT FEATURES |
OCMS |
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Client-related |
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No restrictions on client types, including anonymous and named clients |
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Handles all immigration statuses |
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Connect clients by family code |
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Print client profile as intake form |
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Built-in confidentiality and privacy controls |
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Agency-specific |
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Customized emails/reminders/notifications |
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Customized internal and external referral lists |
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Shared client profiles to reduce duplication and save time |
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Reporting |
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Workers can create real-time reports by location, worker, and activity |
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Aggregated reports for funders |
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40+ reports with advanced options (age, gender, location, etc.) |
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Case Management |
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Record and review past client sessions and case notes |
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Create, update and share detailed settlement plans |
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Track and monitor referrals and settlement plans |
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File uploads to client profiles or service forms |
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Restrict access to client forms within the agency |
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Group Orientations/Workshops |
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Organize and track group activities |
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Customize group activity names |
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Report on workshop trends and topics |
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Add clients ad hoc to group activities with profile completion at a later date |
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Time Savers |
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Automated notifications/reminders for clients and workers |
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"Trusted Partnerships" to share referral information between partners |
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Bulk export of records for import into funder databases, iCARE Bulk Uploads |
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Addtional Features |
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Manage tutors, mentors, volunteers and employee directory |
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Detailed settlement planning tools |
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Section française
OCMS, le système de gestion des clients développé par l'OCASI, est une application web puissante et sophistiquée, utilisée par les agences de service aux immigrants à travers le Canada pour enregistrer et traiter les informations importantes de leurs clients, et produire des rapports détaillés, en temps réel, sur leurs activités individuelles et de groupe.
La vidéo ci-dessous offre un aperçu des principales fonctionnalités de gestion d'OCMS.
Vous recherchez un système de gestion des clients adapté à votre agence ? Alors essayez OCMS en nous contactant à ocmssupport@ocasi.org.
OCMS fonctionne en anglais et en français, et comprend une base de connaissances complète d'articles explicatifs dans les deux langues. Nos formations en ligne, en direct, sont dispensées généralement en anglais, mais sont traduites sur demande.
Tous nos nouveaux clients bénéficient d'une séance de formation en ligne complète, incluant une explication détaillée des téléchargements groupés vers iCARE. Nos clients ont également accès à des modules de micro-apprentissage et à notre base de connaissances exhaustive. Une formation certifiante complète est aussi proposée, en exclusivité sur notre site LearnAtWork.ca, aux utilisateurs d'OCMS.
Nous organisons des séances mensuelles de questions-réponses, et nous offrons une assistance particulière sur le sujet des téléchargements groupés.
Le système OCMS est opérationnel depuis son lancement au printemps 2014.
Important : ce service n'est actuellement financé par aucun niveau de gouvernement ; nous facturons donc des frais pour maintenir le système et ajouter de nouvelles fonctionnalités répondant aux besoins exprimés.
Fonctionnalités clés d'OCMS
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FONCTIONNALITÉS DE GESTION DES CLIENTS |
OCMS |
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Client |
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Acceptation des différents types de clients, anonymes et désignés |
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Gestion de tous les statuts d'immigration |
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Prise en charge des familles avec un code familial |
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Impression du profil du client sous forme de formulaire d'admission |
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Contrôles intégrés de confidentialité et de protection de la vie privée |
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Spécifiques à l'agence |
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Courriels/rappels/notifications personnalisés |
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Listes de références internes et externes personnalisées |
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Profils clients partagés pour réduire les doublons et gagner du temps |
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Rapports |
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Capacité des utilisateurs à créer des rapports en temps réel, par lieu, intervenant et activité |
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Rapports agrégés destinés aux bailleurs de fonds |
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Plus de 40 rapports prêts à l'emploi avec options avancées (âge, sexe, lieu, etc.) |
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Gestion de dossiers |
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Enregistrement et revue des séances passées et des notes de suivi des clients |
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Création, mise à jour et partage de plans d'établissement détaillés |
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Suivi et contrôle des références et des plans d'établissement |
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Téléchargement de fichiers de profils clients ou de formulaires de service |
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Limitation d'accès aux formulaires clients au sein de l'agence |
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Orientations et ateliers de groupe |
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Organisation et suivi des activités de groupe |
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Personnalisation des noms des activités de groupe |
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Rapports sur les tendances et les thèmes des ateliers |
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Ajout de clients ponctuels aux activités de groupe, avec complétion du profil à une date ultérieure |
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Gain de temps |
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Notifications/rappels automatisés pour les clients et les intervenants |
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« Partenariats de confiance » pour partager les informations de référence entre partenaires |
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Exportation en masse des dossiers pour importation dans les systèmes des bailleurs de fonds, en particulier iCARE |
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Fonctionnalités supplémentaires |
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Géstion des tuteurs, mentors, bénévoles et d'un annuaire des employés |
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Outils de gestion de plans d'établissement détaillés |
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